AI 導入指南

AI 導入是指讓 AI 成為公司日常工作的一部分，而不只是員工偶爾使用的工具。導入後，AI 可以取得工作需要的資料、依公司規則完成指定步驟，並由負責的同仁確認結果。

舉例來說，同仁自行用聊天工具寫一封信，屬於個人使用 AI。如果客戶提出需求後，AI 會查詢價目表與過去的報價，排好一張報價單，業務確認後才建立，而且全公司都依同樣的方式進行，才稱得上導入。兩者的差別在於有沒有明確的負責人與規則，以及能否看出成效。

購買帳號是不錯的第一步。若同仁已在使用聊天工具，通常代表團隊接受度不差，也比較清楚哪些工作最需要協助。

公司不需要全面數位化之後才能開始。先把一個流程做好，再依實際結果決定是否擴大，是風險較低的做法。

以上為一般情況，確切時程須在盤點後才能確定。影響最大的通常不是程式開發，而是資料是否整齊、現有系統是否開放串接，以及公司能否撥出時間確認規則。

公司方面需要兩種角色：

實際執行這項工作的同仁

說明現行做法並回饋試用狀況

可以做決定的主管

回答特殊情況該如何處理

老闆不需要每天參與，但在決定優先順序與試用結束後是否繼續這兩個時間點，需要親自參與。

符合以下條件越多的工作，越適合優先進行：

常見的起點包括回覆客戶的重複問題、收據入帳、依舊資料擬報價單、整理會議紀錄，以及月底列出該開的發票與該追的款項。

不適合優先進行的工作並非永遠不能導入，只是不適合作為第一步。先以單純的流程累積成果，同仁建立信心後，後續會順利許多。

老闆與同仁的優先順序不同時

老闆通常希望看到報表與決策資訊，同仁則希望減少每天重複的工作。第一個流程可以偏向同仁最困擾的項目，因為有感才會持續使用，過程中累積的資料也會成為日後報表的基礎。若老闆在意的問題明顯造成更大損失，例如報價算錯或帳款無法回收，則應優先處理。

開始前要先記錄現況，否則之後無從比較。可以選兩到三項指標，例如每次處理時間、每週處理件數、出錯或退回次數，以及客戶等待回覆的時間，並以相同方式比較試用前後的差異。

另一個容易被忽略的指標是同仁是否持續使用。若數週後大家都回到舊方法，即使數字看來不錯，也不能算是成功。

試用前也建議先確定試用期間、預期目標與停止條件。事先講清楚，才不會在結束時只剩下「感覺有用」或「感覺沒用」的結論。

由於每家公司的流程與需求不同，導入費用沒有固定價格。費用通常包含以下項目：

建置

了解流程、設計、開發與串接現有工具，通常為一次性費用

資料整理

將型錄、價目表與舊資料整理成 AI 可用的形式

使用費

雲端模型依用量計費，部分工具有月費；放在公司設備上則主要是設備費

教學

同仁的操作訓練

維護調整

規定變更或出現新狀況時的修改

比較報價時，建議將一到兩年內的總費用加總比較，而不是只看第一筆金額。各家報價差異大，常因範圍不同：有的僅協助設定現成工具，有的則深入流程、串接內部系統並持續維護。

比較時應確認的事項

• 範圍包含哪些工作、要串接哪些系統
• 資料整理由誰負責
• 驗收標準為何
• 上線後的維護是否包含在內
• AI 使用費由誰支付
• 結束合作時，資料與程式如何交接

選擇合作對象時，可以觀察對方是否先了解工作內容、是否願意說明哪些事不適合用 AI、能否展示實際運作的系統，以及能否說明驗收與出錯時的處理方式。若對方保證固定的節省金額，或宣稱 AI 不會出錯，建議進一步確認依據。